每逢租約到期的旺季,辦公室設計總是兩頭燒,從租賃、設計公司、工程裝潢、搬遷、進駐、到可以正式進去上班,往往只要時程一個閃失,就成了兩邊房租交疊,工程又做不完的窘境。這時就會有許多人滿頭大汗地跑來找Alpha問到…

簽約崩潰人:
我們要搬新的辦公室了!地段、費用目前對我們來說都很合理,屋況看起來也很漂亮,但房東說冷氣要承租人自己處理,這正常嗎?該簽約嗎?還說很多東西要復原誒,這會影響嗎?

第一次被唬爛就上手人:
我們合約簽得很簡單誒…那個窗戶房東說會做新的啊,那個漏水他說他會再處理,冷氣他也會幫我們換濾網呀。
Alpha:怎麼處理?工法是什麼?時間點?合約有寫嗎?
被唬爛上手人:沒有。
Alpha:….阿彌陀佛,謝謝老闆~

究竟簽約內容會怎樣影響工程,為什麼有這麼多的辦公室無形中,花了更多成本在處理原本的屋況,其中應該注意哪些細項,再簽約。Alpha整理了會影響的幾個簽約重點,讓你貼在老闆的桌上(老闆可以自己貼自己啦~),時時刻刻提醒他(或自己),原來辦公室搬遷是個分秒必爭的戰場!


[摘要]

  1. 找點->
  2. 簽約
  3. 設計->
  4. 裝潢->
  5. 收尾->
  6. 時間軸圖表->

簽約別被當菜鳥,問出關鍵問題再請老闆蓋章。

[簽約]

這邊我們不談論租約的法條以及規範。畢竟Alpha並非法律顧問,這方面還是請找專家。
但此篇我們要討論的事情是在”簽約前“以及”簽約內容“應該要注意哪一些流程、工程的事項,這些內容會如何影響辦公的環境空間、啟動的成本費用、甚至還要花錢幫人修繕的問題。

簽約,是五項中最需要“搶快“的。尤其有些企業形象已經有了一定的行銷佈局、品牌空間設計規劃,不但優質的點位非常搶手,甚至有預約的狀況發生。尤其在簽約後,往往租約已經開跑,但裝潢期只有短短的一個月左右,只要差一週就極有可能需要交疊房租或是延宕工期,關於在什麼時間點尋找設計師。請看上一篇:『裝潢流程貼給老闆看!一次就上手的5大階段重點整理(找點篇)』。這邊我們來細談兩件事情。

  1. 場勘後,簽約前。哪一些主要工程,還有房屋狀況需要特別注意。
  2. 簽約內容,如果有需要雙方共同處理的項目,要包含哪些內容並請法顧備註。

1. 簽約前,回頭請設計師評估現場環境會有哪些影響。

如果有按照『找點篇』的進度安排,現在的狀況應該已經是處於,設計師至少已經看過現場照片、公司以及經理人已經有屬意的設計或是裝潢公司、對裝潢現場有一定的基礎認知、在大樓的規範以及後續的時程影響有了一定程度的資訊掌握。

為什麼仍然要回頭請設計師評估呢?明明Alpha在前一篇已經羅列出非常多的規範、注意事項、甚至連大招都交給你們啦?!但其實租賃這件事情並沒有這麼簡單。仍然需要專業來評估各個工程的項目,其中相互間可能的影響有哪些,畢竟辦公室的設計與裝潢是件牽一髮動全身的事情,以下列出辦公室裝潢中會牽制其他工種,甚至影響時程、費用的主要工程,請大家用力收藏起來!

-水電工程-

我們第一件要評估的事情,就是用電量。在辦公室承租中往往分成住辦、商辦為主要兩種。商辦的空間都有基本的配電需求。但是!如果公司內部RD人員佔多數,其中又包含了機台、機具等等220v大用電需求。請切記評估清楚茶水間人員使用機房這三個主要區域的用電量究竟足不足夠外,也請設計師評估迴路的分流。Alpha就曾經看過,不管三七二十一所有線路亂亂接,有一次微波爐三台全開後,隔壁最靠近茶水間的RD們立刻一片哀嚎,冰箱也跟著掛機了。
再來,住辦也常常碰到類似上頭的狀況。畢竟主要都是住宅用電,台灣有許多的住宅動輒30、40年。線路的老舊、潮濕,不單單會讓你的電話出現雜音、網路訊號受到影響、甚至燈具燒壞都是極有可能發生的事情所以如果承租超過三年,不要去賭,乖乖地把主要工作區域的線路換掉吧!這在工程攤提中,絕對是划算的唷!

辦公室設計、工程、裝潢、水電、線路整理
線路如果沒有整理,就會像照片中的管線一樣,不但交疊混雜搞不清楚,還會有不小心破壞到管線的危機唷。
-天花工程-

現在真的是個一說到辦公室設計,人人都要工業風的年代。Alpha設計品牌空間,固然沒有工業風的問題,畢竟我們都是針對企業的形象、產品TA、內部年齡層、理念等等來做分析,去量身定制一個獨有的企業形象辦公室氛圍。但仍不時有人一看到我就說:Alpha:我要拆天花板!!!
我懂,天花板拆除後清爽又乾淨,不僅空間沒有了輕鋼架變高,整個就是神清氣爽百害無一利呀!但,真的是這樣嗎?我可以告訴你,選錯辦公大樓,拆天花板的成本再算上後面的線路整線、風口新增、機子清潔、油漆處理。絕對會瞬間硬生生吃掉不少裝潢預算的扣打唷!口說無憑,來!我們直接有圖有真相讓你看清楚!所以究竟拆不拆要請設計師考量以下幾點。

  1. 大樓天花管線狀況
  2. 承租時間(一般我會建議,三年以上再拆,以整體的坪效、工程攤提、整體成本來說最好)
  3. 新增問題(拆除後的管線整理、風管能否沿用、結構天花狀況等等)
  4. 復原問題(打上兩百顆星星!!!如果要復原,沒有承租3年up,千萬不要拆他!!)
-冷氣工程-

住辦裝潢中冷氣是十分高成本的事物,畢竟空間動輒30-50坪以上,如果真的要自行添購室內、室外機,也是相對不划算的事情。而且!有人常常會想到乾脆買一台壁掛式好了,這樣未來搬遷還可以拆走續用。這邊要記得一定要做好有效的評估,我時常碰到公司擴編進駐辦公大樓,但有規格的大樓是不允許開窗的,甚至連大樓外觀也不能掛室外機,這台機器只能做廢又或者是把室外機裝在你的辦公室裡面,會犧牲掉不少的空間利用唷。
另外在冷氣拆遷中,還需要考量拆遷工班的素質、冷媒的重灌等等,究竟能不能一路完好的陪你搬來搬去,這也是另一項偉大的考驗,所以還是建議三思一下。

商辦最多的問題,在於機子的老舊還有冷水管末端的傳輸不足。所以這邊不單單要請設計師評估冷氣冷水管提供的末端規劃,配置圖也會影響冷氣機子的移位、風管的增減,也要請他在繪製圖面前就把後續會影響到的工程(天花、木作、油漆、水電、消防),也一並評估進去唷!

  1. 新的平面配置會影響冷氣機子的移動還有管線的增減
  2. 辦公大樓的冷水管末端,會有水溫不足問題,最好規劃成倉儲區
  3. 購買冷氣前一定要評估好公司未來的擴編性還有風險管理
  4. 辦公大樓有很高的機率不能吊掛室外機,也不能坐窗型冷氣
  5. 有許多商辦大樓,冷氣是有管制的!一定要確認清楚,不然晚上就是溫室效應唷!
上述雖然不是全體工程,但這些項目的決定往往牽制時程、費用以及其他工程的可能性!

寫上去才是真正的保障,請法顧將現場的問題列入合約中。

在下筆這篇的時候,我其實很猶豫到底要不要納入簽約型態的文章中,雖然是例外中的例外,但在我的自身經驗中已經出現5次以上的類似事件。為了大家在裝修前得以保障自己,還是告訴大家防範無良房東的注意事項,但當然不是每個房東都是如此,真的碰到就請大家自由心證了。
在與房東(或是房仲)一同討論現場時,往往會發生承租點地理位置佳,採光優良。但有一些機具、空間有問題,這時!需要由房東負責將東西修繕或是處理後才交付給租客。乍聽之下沒什麼,但其實時程、工法往往都是所謂的灰色地帶,他可能答應你負責了但一拖再拖,變成自己本身的工程延遲耗費掉裝修期,又或者是處理的工程方式不同,造成兩邊的期待落差而產生紛爭我也是看了不少。

Alpha在底下附註的照片,左邊那張圖看似沒有什麼,但當我在做第一次場勘,一邊納悶那個區域為何要做地板切割一邊大步邁前時,突然…有一道光照了下來,不過不是從天花板,是從地板筆直的往上打。用力一掀開,我直接看到樓下的廚房在炒菜…,原來左邊照片的地板,方形的區域是整個挖空直通樓下的。這麼大一個洞只用一片木板蓋著。最後在雙方的激辯下,房東用一片新的木板蓋在上面,表示這樣就可以正常使用了。你敢用嗎?

當然,我舉的例子比較極端,但還是請大家若是真的碰到了,請把下列事項放進合約中。

  1. 房東需要負責的項目,請明訂清楚時程規劃,若是影響到我方工程與時間,應該另外討論。
  2. 房東負責的項目中,若是有較大工程項目且有安全疑慮的,請條列工法註記
  3. 若是雙方工種交疊,該如何進行,按照誰的工法與方式,也請名列清楚。
  4. 房東的工班請房東自行負責,不要自行監工,背負工地管理責任
  5. 簽約後,請房東安排時間進行點交作業,點交過程一定要做各種機具的清洗與測試

簽約篇比較嚴肅,但其中的大項目工程大大影響到後面木作、油漆、燈具、系統櫃、地板的銜接,不只是時常讓工程時間增加,更會讓辦公室的坪效分配中,將預算分配到不對的位置(舉例讓倉儲區的費用提高、機房的坪數增加等等)。
房屋的狀況對於有經驗的設計師中,就算現場有經過包裝掩飾,其實都可以回饋出不少現場狀況與後續產生的設計考量,讓設計師走一趟是勢必的。更可以以此理解設計師處理現場的功力數值(關於如何篩選設計師請看這裡),藉此釐清是不是你的好夥伴唷!。