每逢租約到期的旺季,辦公室設計總是兩頭燒,從找點、找設計公司、找工程裝潢、搬遷、進駐、到可以正式進去上班,往往只要時程一個閃失,就成了兩邊房租交疊,工程又做不完的窘境。這時就會有許多人滿頭大汗地跑來找Alpha問到…

崩潰經理人:
我們要搬新的辦公室了!但是裝潢期只有一個月,下個禮拜開始計算!房租絕對不能交疊,成本消耗十分巨大…人員也會有空窗期…時間成本怎麼辦…

第一次搬遷人:
我第一次負責搬遷作業…找了好多出租…看起來都一樣…我可以請設計公司去看看了嗎…裝潢期要抓多久…費用怎麼算…有沒有可能三個禮拜完成?


究竟該如何拿捏時程,讓進度得以掌握,甚至在退無可退的情況下,如何分配剩餘時間做出優先順序的選擇,Alpha綜合了時程、規劃、以及前後會影響的整理,讓你貼在老闆的桌上(老闆可以自己貼自己啦~),時時刻刻提醒他(或自己),原來辦公室搬遷是個分秒必爭的戰場!


[摘要]

  1. 找點
  2. 簽約
  3. 設計
  4. 裝潢
  5. 收尾
  6. 時間軸圖表

雖說找點靠人品。但只要讀懂階段重點心法,做好安排佈局,讓你沒品也可以掌握後續時間(喂~)。

[找點]

找點是門學問,這邊我們只淺談時程上的安排,Alpha暫不細談一個品牌空間怎麼從找點就開始製造品牌形象,如果需要更多品牌空間的找點知識。
請看:

找點是五大階段中最不穩定的,Alpha建議要找一個好的空間,務必預抓1~3個月細細審視、比較、看清楚租約內容,才是比較穩當的做法。另外,找點同時其實還有幾個秘訣!可以節省後續的規劃與溝通時間。


1.找點的同時,同步尋找設計公司

這非常非常非常重要!千萬不要在租約簽約後才開始找設計公司!拜訪幾間公司不但可以理解流程外,先將部分的幾個空間拍照、錄影,做基礎討論,還可以增加選點上的考量知識,幫助篩選真正適合的空間。

但是!尋找設計公司,並不代表請設計公司直接提案,這點也十分重要。往往有很多人在租約未定案時,就請一堆設計公司來丈量、提案。這是最消耗時間的(也不尊重專業,狠瞪)。往往花了大把時間來進行配置討論、設計延伸,最後簽約的承租點轉變,讓前面的所有提案落空外,彼此所消耗的會議時間、來回勘場的時程、細節內容的核對,動輒一週以上,非常驚人。因此讓我們遵守幾個原則。

  1. 設計公司與承租地點同步搜尋,是尋找適合的合作對象,不是提案
  2. 做點功課,將手頭上有意簽約的空間,拍照、錄影,於會議中提供給設計師回饋。
  3. 根據回饋的細節、內容,判斷設計公司的專業性、考量深度、時程的意見掌握。
  4. 有屬意的設計公司,明確的承租地點。再請對方場勘丈量,進行提案,反而更節省時間
-同時尋找,不只省掉一個月以上,也不會兵荒馬亂找錯人、找錯點、白花時間-

2.找點的時候,詢問五個關鍵問題。

會議-設計師-場勘-討論-辦公室設計
  • 施工規範:跟大樓管委會索取。施工規範直接影響工程成本與裝修時間
  • 室裝申請:有無需要申請室內裝修許可,流程約需2~4週申請期以及8-40萬以上的費用產生
  • 消防審查:消防審查牽涉到軟硬體設置,造成時間與費用的增減
  • 貨梯管制:不要小看貨梯,有的辦公大樓整棟只有一台貨梯,光進料就要兩天
  • 設備限制:有規格的辦公大樓,會有指定的建材設備,間接產生費用跟時程。

上述的五個要點,可以直接幫助判斷下一步的簽約要不要進行。再建立初步知識,施工規範、貨梯管制、設備管制,將會影響設計的內容,更近一步影響工程上時間的長短。室裝申請以及消防審查,以法規來說是必須的。但往往辦公室裝潢時間緊迫,管委會不一定會強制申請,但會有被檢舉罰款的風險唷!

-問清楚影響時間、成本、品質的關鍵問題,更能讓設計端的銜接快速而且精準 -

3.找到點後,注意兩件事,讓後頭的工作順利接軌。

Alpha陪同勘場中

如果按照前方的Alpha步驟進行,現在我們應該會有1~2間屬意的地點,還有看你良心選擇提案的設計公司數量(睜大眼),這個階段讓我們確認3件事情,就可以準備前往簽約內容囉。

  1. 裝潢期:正常來說是可以談到1~1.5個月,這影響重大,直接找談判高手出場吧!
  2. 設計時程:評估手頭的資源與時間,設計公司是不是能夠配合在這個階段進行設計與工程。
  3. 空間評估:請設計師走一趟,根據現場格局、高低、規範,回饋設計的可能性還有注意的事項。

恭喜你!第一篇,找點篇,已經成功破關!但Alpha知道各位經理人的心聲…
Alpha!別鬧了!我們搬家迫在眉睫,已經剩下兩個月租期了!
Alpha!我們現場的看不出未來的施工問題…也沒有這麼多時間處理這些問題


OK!Fine~隱藏大招看這邊,切身經驗跟你分享!

旋轉拍賣-辦公室設計-結案攝影-品牌空間-設計野人-辦公室裝潢-辦公室裝修-企業形象-品牌形象
旋轉拍賣的辦公室,就是當初Alpha陪同看點、篩選,最後決定承租點的唷!

[找點篇裏秘技:設計師通靈術]

不過…還是得告訴你,這招其實真的很吃人品。畢竟設計師們的時間有限,在沒有確認合作的情形底下,就直接貿然出動…還幫你看點選點…跑得滿頭大汗…真的只有平常人品好才辦得到。當時,我會提出這樣的方式,其實除了時程已經迫在眉睫外,再加上跟我變成好友的經理人也十分認真,一口氣看了20個以上的承租點!中間我們透過網路會議、照片、影片來篩選到最後的五個,才立即出發去到現場,評估了現況、預設未來的拓邊可能、環境會影響的工程因素等等,最後才拍案照片中的旋轉拍賣辦公室。

如果沒有設計師好友,就只好繳交顧問費囉!
當然設計師勘場也是好處多多!這邊也提供幾個關鍵問題,讓你跟設計師現場討論
  • 現場環境有可能導致增加的工程成本有哪些?(ex.只有冷氣機卻沒有風管)
  • 現場面積與樑柱的狀況是否會影響座位人數?(跟公司的擴編還有承租長短有關唷)
  • 承租時間與裝潢的成本比例應該怎麼抓比較好?(承租時間與施工程度應該要成正比唷)
  • 幾個點位評斷下來,哪邊的房租相對划算?哪個空間的附帶條件可以相對降低成本?
  • 空間環境有沒有預留的可能性?(人數擴編、倉儲、貨品累積等等)
  • 若要打造企業形象,哪區的大樓效益、空間性更適合宣傳,或是線上曝光?

以上這些找點的討論與回饋,都十分重要唷!希望大家在第一篇就人品爆發啦!