辦公室小野人告訴你,一間辦公室設計,其實蘊藏的Deco比想像中的更加深廣,在現今的商業環境中,設計已經跟產品、行銷、營運產生不可分視的狀態,藉此品牌除了從視覺一路延伸到空間已經成為基本,對於一個品牌形象的完整建立,更是包含裡外的(內部夥伴,外部TA甚至是B2B的企業形象),不但如此,空間是與消費者、客戶最直接的品牌接觸點,如何運用五感行銷更是與設計密不可分。

再者,真正的品牌建立,不單單是包含視覺、空間、產品的設計。辦公室設計更應該考量到MI(理念識別)、BI(行為識別),若是要做簡單的舉例,在Alpha的規劃中,一間好的辦公室設計,至少需要評估坪效以及成長率。像是初期佈好的管線預留,可以有效減免公司擴編後二次工程的消耗(金錢、時間甚至搬遷)、切換到使用者們時(BI)業務單位的桌子尺寸肯定與RD不同,因為他們在公司的時間分配可能不到4成,也不需要RD工作時的雙螢幕、長時間的久坐消耗等等,藉此來推算出真正的配置坪效。

前面兩篇文章,真正的用意在於做好後期的設計與工程的佈局,減免不必要的開支將其價值回饋到公司的對外形象與同仁身上,不但可以提高舒適度讓工作效率提升,更有很大的機會運用辦公室設計的Deco去表達公司的理念以及對外形象。
找點篇-是為了做好環境評估的基礎,降低空間轉移的不適率,將其佈局花在刀口上。
[辦公室設計]裝潢流程貼給老闆看!一次上手的5大階段重點整理,打造企業品牌空間基礎(找點篇)
簽約篇-是做好責任的釐清,施工的可能性與問題交疊的風險管理。
[辦公室設計]裝潢流程貼給老闆看!一次上手的5大階段重點整理,打造企業品牌空間基礎(簽約篇)

接下來,我們會順一次在執行案件時,設計所產生內容的流程圖,此外也會協助大家如何判斷手上的資源,來理解設計公司的提案究竟可不可以如期、如預算的完成。


辦公室設計流程[摘要]


辦公室設計流程大解析,精準掌握溝通時間。

[設計流程]

辦公室設計、設計流程圖、設計野人、品牌空間
辦公室設計流程圖

此流程圖一出有看過辦公室設計流程系列的第一篇:『裝潢流程貼給老闆看!一次就上手的5大階段重點整理(找點篇)』的朋友們,一定會非常有感,為什麼我在第一篇的內容中,千叮嚀萬交代一定要在尋找地點的時候,同步尋找設計師。 有注意到嗎?!這個流程圖是從第一次會議開始的!這等同於光是設計階段,就有這麼多的細節以及會議時間點需要討論,如果在承租簽約空間後,才開始尋找設計師,這得花掉多少時間還有費用啊….。

這張流程圖是Alpha自己做設計時會執行的項目內容,每家公司的流程不太一樣,依據我的過往經驗,場勘協助選點、承租會議、空間分析與需求會議,在大部分的設計公司並不會有這些環節(但其實我們也算新創的設計模式,所以不能混為一談),後頭的設計、配置、3D、列項調整也會依據設計公司而有不同的次數限制,但對我們來說前期的分析與意見反而更加重要,因此時程也來得比較長。


第一次會議,理解人比挖資訊重要。

-討論內容-

  • 公司產業(不同產業型態,直接影響到配置需求)
  • 空間需求(大方向的空間需求,可以協助會議的準確性)
  • 空間預算(費用會直接影響品質、設計、時間的可能性)
  • 預計承租時間(依據承租的長短,提供不同的材質建議)
  • 租屋地點資訊(地點資訊也會影響進出料,施工的狀況)
  • 理解設計公司費用、流程(費用有高低,流程影響時間)

合作跟談戀愛沒什麼兩樣,基本上人不對後面很多的東西、理念也都會跟著一步錯步步錯。但畢竟我們不是要追女孩,柔情似水的東西談的太多反而沒有辦法判斷這個人真心不真心,所以我會建議,辦公室設計流程初期就把最實際的東西討論清楚,不但雙方可以取得共識,也可以依據手上的資源來做合作可能性的判斷。

如何選擇設計夥伴,請看:

[品牌空間]如何選擇設計師?懶人公式3步驟精準篩選理想夥伴!

場勘協助選點,是評估現場環境的決斷點

-直接告訴你,我到現場都看什麼-

  • 樓梯大小、貨梯大小影響進出料的可能性
  • 去管委會要規章,內容影響室裝申請、施工時間等等
  • 復原問題,未來退租時候的房屋狀況需要還原的程度
  • 評估租金與施工費用的權衡比例,換算成坪效跟工程攤提
  • 水電、冷氣、地坪、隔間位置、樑柱所影響到的配置與拆除費用
  • 樑柱位置的數量評估,位置不對,80坪瞬間只剩65坪可利用也不是沒看過

更多找點細節,請看系列文章,找點篇:

[辦公室設計]裝潢流程貼給老闆看!一次上手的5大階段重點整理,打造企業品牌空間基礎(找點篇)

承租會議是協助釐清現況可能產生的花費

-提供現場狀況的意見,用設計的角度回推資金運用-

辦公室設計流程,在品牌空間中是要做許多評估的。之前我在陪同旋轉拍賣選點時,就碰到一個非常顯明的例子。 在現在辦公室只剩一個月的搬遷時間,裝潢預算不可變動的情況下,客官們怎麼選?

  • A辦公室:租金18萬/月,承租時間最短兩年,裝潢期1.5個月,空間狀況良好,110坪。
  • B辦公室:租金16萬/月,承租時間最短一年,裝潢期3週,空間狀況極差,130坪。

很多人在時間的壓迫下,加上裝潢預算有限,往往會選擇A辦公室。因為空間狀況良好不但縮短時間,預算可以有更多運用,感覺上也相對比較舒適。但真的是這樣嗎?讓我們來看看。

兩間辦公室租金相差2萬,我們算兩年承租,2×48=A多出96萬。
A空間良好(有裝潢),但配置上需要更改隔間,拆除的費用大約13萬。
A承上項,因為隔間的更動,冷氣、水電線路的位移,費用約8萬。
B空間極差(拆光光),但沒有隔間不需要拆除,冷氣也有配管,節省約20萬開支。
B因為接近毛胚,需要一些基礎的油漆、清潔處理,約15萬。
B全空,需要增設的辦公桌椅、線路重新配置,大約是30萬。
辦公室的裝潢時程大約是1-1.5個月,原辦公室租金15萬
A=15萬,B增加兩邊費用=15+16

其他變動性、室內裝修、大樓規章產生的影響就暫時不算進去,我們先來計算上述的花費。
A辦公室:96+13+8+15=132萬
B辦公室:15+30+15+16=76萬

其實還可以再補充一個成長考量,B多出來的20坪空間可以再增加8位同事。最後我建議承租B點,承租4年,就算如期成長也不用搬遷,管線也做好預留,擴編=搬桌椅進去新同仁就可以上班。最後在這個民主時代,我這唯一的一票成為了他們的現在辦公室(我沒有獨裁唷!),但當然在這個會議中我做了所有的綜合評估,才敢舉手投B啦~

旋轉小故事,也收錄在找點篇唷!

[辦公室設計]裝潢流程貼給老闆看!一次上手的5大階段重點整理,打造企業品牌空間基礎(找點篇)

承租簽約後,為什麼還要確認需求細節?

-真正的需求細節與空間分析,才能有完整的配置-

通常在承租後,我還會再多一次會議討論。需求會議是非常細節的對焦,往往會花掉1-2個小時,再加上丈量的1.5個小時,幾乎會花上一整天的時間來做溝通,而且丈量期間並不會有太多的時間做討論,因此這邊我習慣將這兩件事情切開。

那麼需求細節跟空間的分析到底要討論什麼呢?

  • 現有空間討論
  • 部門人員數量
  • 空間區域劃分
  • 工作環效評估
  • 機台、倉儲空間坪數
  • 公司營運計畫有無擴編,空間再利用
  • 桌椅尺寸、插座數量、主管環境條件
  • 設計內容與材質的初步參考照片對焦

龜毛如我,有時候還會把老闆的身高比例思考進去。同仁的工時比例與人體工學椅的投資換算,畢竟辦公室設計流程大家都會以為很輕易很簡單,但真正的辦公室是在表達品牌的重要還裡外環節,而品牌真正的用意不是畫個圖弄個美麗的地方這麼簡單。深切的評估、計算效率、理解坪效、銜接理念才是展開品牌旅程的至深關鍵。

設計提案怎麼判斷好壞?

-除了個人喜好外,分析才是真正的評斷標準-

設計的美醜,其實是真的很吃個人喜好的。所以不論是自身愛好又或者是設計師的莫名堅持,往往都不一定能達到所有人的共識。這時候怎麼辦?其實真的就是“分析”兩個字這麼簡單。

如果用一道隔間來做範例,咖啡廳會用舒服的低彩度顏色,金庫會上厚鐵,健身房會用紅色黃色,外頭是陽台會用玻璃,陽台外面如果是別人家的窗戶會乾脆封死。是不是突然明白了?!分析是當你決定一件設計內容的時候所需要考量的關鍵因素。從來就不是用純粹的美感來做決定。

成熟的設計師,就算只是一張桌子的選擇也會有緣由。
  • CIS分析
  • 環境分析
  • 區域分析
  • 企業分析
  • 大樓規章影響
  • 空間尺度分析
  • 樑柱位置影響
  • 平面配置圖
  • 範例參考照片
  • 簡易3D或手繪
  • 設計時程規劃
  • 粗抓工程價格

這是我自己從選點階段就簽約執行辦公室設計時,所做的評估內容以及討論簡報。
一般而言CIS、環境、區域、企業這幾個分析,是裝潢公司、室內設計公司鮮少在做的項目內容。3D有些設計公司甚至會在第一次就直接提出完整方案。我之所以鮮少第一次就提出3D,也老實說,第一次提案配置完全不用調整的,在我數十次提案經驗中大概只有三次左右發生過這樣的情形,所以我個人的習慣,都是確認了配置上的無誤與需求再進行深化,才不會影響到時程上的安排。

3D是確認所有喜好的時間

-收穫成果的時刻到了,來看看美美的辦公室吧-

辦公室設計流程漏漏長,終於到了可以大量窺視未來的辦公空間了。3D繪製、3D調整、施工套圖、工程列項,環環相扣的就是未來成品的樣貌以及費用。這個階段基本上苦的是設計師們的繪製,還有來回的溝通時間。但這邊也會進入到材質的確認,還有立面上的使用討論。

  • 施工前公告
  • 施工前通知
  • 3D圖面討論
  • 空間氛圍圖面
  • 立面設計細節
  • 材質應用範圍
  • 建材樣本討論
  • 顏色應用圖面
  • 大樓審圖申請
  • 人員進出申請
  • 套圖弱電、水電數量確認
  • 施工套圖以及裝潢流程規範

打完自己都覺得做設計好辛苦嗚嗚嗚。上述的項目中,也會依照大樓的嚴苛程度、設計公司的不同而有所調整。以我自己的習慣,施工前的公告、通知都會自己拜訪並張貼告示。大樓相關的申請資料與審圖有時候會需要合作公司的簽章。再進行最後的3D設計、材質、套圖來回的調整後,設計師們就會介入列項的階段,並逐一帶師傅勘場,回收報價單跟進行工程的安排後,進入到工程報價會議。

工程報價最怕關鍵字,一式。

-為什麼明明做了這麼多溝通,報價還是會有更動-

找設計公司最害怕的,就是做出了100%品質的設計內容,卻在這個關卡報出了一個天價,不單花費了一大堆的時間。設計約也簽了設計費也付款了,這是所有辦公室設計流程中最常發生爭執的時間點。為什麼會發生這樣的狀況,有幾個因素。

  1. 預算一直未有明確規劃,設計師變成自由發揮
  2. 拆除後發現需要新增處理的項目
  3. 配置需求的變更以及增加
  4. 設計師經驗上的不足
  5. 消防管線的審核更動
  6. 大樓設備的指定建材

這六點,是最常在後期報價中,影響高低的主要關鍵。如果有把文章認真的看完,其實在第一次會議期間,就已經清楚表達預算,並且有清楚的房屋狀況還有大樓規範,成熟的設計師就能夠抓出這次設計與期待值是不是成正比的,可行性有多高,如果真的不可行,相信我他一定會第一次會議就主動表明這個狀況,因為沒有人想做白工。

然而設計師的經驗不足,其實在提案階段設計簽約前,就可以看出端倪。因為這樣的設計師不但回饋性低,在整體的流程上一定也不會有上面的這麼繁瑣。另外也要提醒大家,如果在這個階段的報價單,還出現木工一式、水電一式、地板一式,這種大工程方向的粗抓,沒有尺寸、面積、建材編號等等的標示與費用,千萬不要簽工程約,因為在法律上並沒有辦法保障你的建材與設計持有物為何,未來的追加項目也會非常多。

最後,台灣的大樓維護,房屋老舊的問題其實層出不窮。所以在我執行設計的階段時,拆除這一個項目會提前拉到設計一簽約的獨立工程項目中,原因在於再確認配置跟大體方向後,釐清牆面或是天花被包覆起來的狀況,再去做設計的深化跟報價預抓才會更加準確,這邊大家會很建議大家拆除可以優先執行反而能降低更多的後續問題。另外,消防的問題如果需要審核,就會牽扯到政府的法規規範與幾次的現場勘驗,都必須依照要求的軟硬體來做調整,所以消防的審核更動,也往往是勘驗人員的調整與變動導致價格的高低。

辦公室設計流程,在每個關鍵點的掌握十分重要。細節煩瑣複雜外又環環相扣,但在設計階段以後,大家可以好好休息一陣子,因為下一篇的工程篇,只需要去現場縱幾次的重點確認就可以囉!